Die Bescheide kommen
in die Schublade
In den meisten ambulanten Einrichtungen liest niemand die Zahlen. Es gibt einen Steuerberater für die Buchhaltung und eine Verwaltung für den Tagesbetrieb. Was fehlt, ist die Stelle dazwischen.
Drei Perspektiven, keine davon sieht das Ganze
Der Steuerberater sieht die Zahlungseingänge, nicht die Honorarbescheide. Er weiß, was eingegangen ist, aber nicht, was hätte eingehen müssen. Die Verwaltung sieht den Tagesbetrieb, nicht die Quartalsentwicklung. Und die ärztliche Leitung sieht Patienten.
Zwischen diesen drei Perspektiven liegt alles, was ein Controlling ausmacht: ob die Abrechnung vollständig war, ob das zugewiesene Honorarvolumen ausgeschöpft wurde, ob die Abschläge durch Leistung gedeckt sind und wie die Betriebsstätten zueinander stehen.
Der teuerste Posten ist in aller Regel niemandes Fehler
In neun eigenen Auswertungen über 1,58 Mio. € geprüftes Honorar war die größte Einzelposition kein Abrechnungsfehler. Es war zugewiesenes Honorarvolumen, das nicht angefordert wurde — in einem Quartal 56.717 € von 179.158 €, also ein knappes Drittel.
Die Abrechnung war korrekt, die Leistungen waren dokumentiert, die Verwaltung hatte fristgerecht eingereicht. Der Betrag steht in einer Anlage, die das Bescheidpaket ordnungsgemäß enthält. Er wird nur nirgends als Verlust bezeichnet.
Für einen Fehler gibt es einen Verantwortlichen und damit einen Berichtsweg. Für eine Leerstelle gibt es beides nicht.
Ein Bescheidpaket umfasst siebzig bis hundert Seiten. Die Information fehlt nicht — sie ist nicht zugänglich.
Für den Träger
Die Auswertung ist belastbar, weil sie nicht von einer Partei des Gesprächs stammt. Sie muss nicht geglaubt, sondern kann nachgeschlagen werden — jede Feststellung mit Fundstelle im Bescheid.
Für die Geschäftsführung
Die Doppelrolle entfällt. Sie legt eine externe Auswertung vor, an der sie mitgearbeitet hat — und erfährt von einem Prüfungsrisiko, bevor der Bescheid kommt.
Der Bericht geht deshalb zeitgleich an beide. Die Geschäftsführung erhält ihn zwei Wochen vor der Vorlage im Gesellschafterkreis, mit Gelegenheit zur Stellungnahme. Ihre Anmerkungen werden im Bericht kenntlich gemacht, nicht eingearbeitet.
Was in einer Einrichtung mit acht Sitzen liegt
Die Rechnung unterstellt acht ärztliche Sitze mit einem KV-Umsatz von 380.000 € je Sitz, also 3,04 Mio. €. Die Untergrenzen sind bewusst am unteren Rand des Erfahrungskorridors angesetzt — bei operativ oder fachärztlich geprägten Einrichtungen liegen die Werte regelmäßig darüber. Alle Spannen sind Erfahrungswerte und keine Zusicherung.
| Posten | Worum es geht | Größenordnung |
|---|---|---|
| Abrechnungsprüfung | zu Unrecht abgesetzte oder falsch vergütete Positionen im Honorarbescheid | 46 bis 91 T€ |
| Ungenutztes Honorarvolumen | zugewiesenes, nicht ausgeschöpftes Regelleistungsvolumen und Zusatzvolumina | 76 bis 243 T€ |
| Hausarztzentrierte Versorgung und Selektivverträge | nicht zugeordnete Teilnehmer, falsch abgerechnete Pauschalen, Abgrenzung zur Kollektivvergütung | 10 bis 60 T€ |
| Erlösstreuung zwischen den Betriebsstätten | Abstand der schwächsten Standorte zum Median des eigenen Verbundes | 0 bis 195 T€ |
| Abschlagsdeckung | Abschläge, die nicht durch beschiedenes Honorar gedeckt sind und als Saldo auflaufen | 0 bis 165 T€ |
| Identifizierbares Potenzial je Jahr | 132 bis 754 T€ | |
Identifiziert heißt nicht gehoben — die Entscheidungen, die daraus folgen, trifft der Träger.
Sechs Bereiche, quartalsweise
| Bereich | Was daraus sichtbar wird | Rhythmus |
|---|---|---|
| Honorarbescheid | Fallzählung und Fallzusammenführung, Quotierung, extrabudgetäre Leistungen, Sachkosten, Zuschläge, Abweichungen zur eingereichten Abrechnung | je Bescheid, binnen zehn Tagen |
| Honorarvolumen | Ob das zugewiesene Volumen ausgeschöpft oder ungenutzt blieb — je Arzt und je Betriebsstätte, über die Quartale | quartalsweise |
| Hausarztzentrierte Versorgung und Selektivverträge | Abgleich gegen die vereinbarten Vergütungen, Vollständigkeit der Teilnehmerzuordnung, Abgrenzung zur Kollektivvergütung | je Abrechnung |
| Erlösstruktur je Betriebsstätte | Fallwert, Fallzahl, Anteil extrabudgetärer Leistungen und Vergleich zur Fachgruppe | quartalsweise |
| Abschlagsdeckung | Ob die Abschläge durch tatsächliches Honorar gedeckt sind — und wie sich der Saldo entwickelt | quartalsweise |
| Risiko | Zeitprofile gegen genehmigte Wochenstunden, Leistungen außerhalb der Vertragslage, Dokumentationslage, undokumentierte Berichtigungen der KV | quartalsweise |
Wie geprüft wird
Der Abgleich läuft deterministisch: Sollwert gegen Istwert, Regel für Regel, mit protokolliertem Rechenweg. Jede Feststellung ist im Bescheid nachschlagbar und im Widerspruchsverfahren belastbar.
Die Regelbasis wird je Kassenärztlicher Vereinigung geführt und quartalsweise fortgeschrieben. Sie umfasst auch, welche Größe in welcher Anlage steht — die siebzehn Bezirke unterscheiden sich in Aufbau und Gliederung ihrer Bescheide erheblich. In Niedersachsen führt die Anlage 2 zur Honorarberechnung Zuweisung und Leistungsanforderung je Arzt nebeneinander und weist die vergütete Leistungsanforderung als Prozentwert aus. In Westfalen-Lippe stehen dieselben Größen unter den Ziffern 1.3 und 1.4.
Was regelmäßig übersehen wird
Die Positionen, die kein Ertrag sind, sondern Risiko: Leistungen, die der Bescheid selbst als nicht vertragskonform kennzeichnet. Zeitprofile, die den genehmigten Rahmen angestellter Ärzte überschreiten. Dokumentation, die die abgerechnete Leistung nicht trägt. Diese Posten erscheinen erst, wenn ein Prüfbescheid kommt — und dann rückwirkend über mehrere Quartale.
Der Rückblick auf vier Quartale
Am Anfang steht eine einmalige Bestandsaufnahme über vier Quartale — alle sechs Bereiche, alle Betriebsstätten, mit beziffertem Potenzial und Maßnahmenliste. Dauer: drei bis vier Wochen. Sie wird vollständig auf ein anschließendes Mandat angerechnet.
Ergibt die Bestandsaufnahme, dass Ihre Einrichtung sauber geführt wird, sagen wir Ihnen das ebenso deutlich — und Sie haben eine belastbare Aussage gegenüber Ihren Mitgesellschaftern.
Einnahmenseite, nicht Ausgabenseite
Die Vergütung aus Kollektivvertrag, hausarztzentrierter Versorgung und Selektivverträgen folgt dem Bewertungsmaßstab, dem Honorarverteilungsmaßstab der Kassenärztlichen Vereinigung und den Beschlüssen ihrer Vertreterversammlung. Sie ist nachprüfbar — Zahl gegen Regel, Position gegen Beschluss. Ein Zugang zur Finanzbuchhaltung ist nicht erforderlich.
Warum wir das können
Die Geschäftsführung der DerArztPlus AG hat Medizinische Versorgungszentren in drei Bundesländern betrieben — mit Sitzen und Genehmigungen, Abrechnung und Prüfverfahren, Personalaufbau und Personalabbau, und einer Insolvenz. Diese Erfahrung ist der eigentliche Gegenstand des Mandats.
Was benötigt wird
- Honorarbescheide mit allen Anlagen der letzten vier Quartale, danach laufend nach Eingang
- Frequenzstatistiken; für die vertiefte Prüfung zusätzlich den KVDT-Abrechnungsdatensatz
- Abrechnungen aus der hausarztzentrierten Versorgung und aus Selektivverträgen, soweit vorhanden
- Anstellungsgenehmigungen der angestellten Ärzte mit genehmigter Wochenstundenzahl
Übermittlung über einen verschlüsselten Zugang, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Kein Zugriff auf Patientenakten, keine Klarnamen, kein Zugang zur Finanzbuchhaltung.
So sieht ein Quartalsbericht aus
Die Musterauswertung eines konstruierten Verbundes mit acht Betriebsstätten und 40 Sitzen, zum Durchklicken: Standortmatrix, Feststellungen nach Kategorie, ungenutztes Honorarvolumen bis auf die Ebene des einzelnen Arztes, Abschlagsdeckung mit Prognose und die Maßnahmen nach Dringlichkeit.
Das Fachdokument geht voraus
Es erklärt die Systematik auf fünf Seiten, mit der Herleitung aller Größenordnungen. Ein Angebot erhalten Sie getrennt für den Träger oder für die Geschäftsführung — zu gleichen Preisen.
Aufsichtsratsvorsitzender · DerArztPlus AG
m.kosel@derarztplus.com
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